Gastos com impressão x gestão de custos: como calcular o gasto com impressão
Otimizar custos é um desafio constante para gestores, e o gasto com impressão podem ser um grande gargalo. Entre colaboradores que exageram em impressões desnecessárias e a falta de controle sobre o parque de impressoras, os gastos com impressão podem facilmente sair do controle.
Neste guia completo, você encontrará tudo o que precisa saber para otimizar seus custos com impressão:
Importância da gestão de impressão eficiente
Uma empresa, normalmente, possui inúmeros funcionários com acesso à rede e ao parque de impressoras, que podem fazer impressões quando e como quiserem. Em geral, os gestores nem se preocupam muito com esse gasto. Isso porque, à primeira vista, parece ser pouco e não impacta diretamente o negócio.
No entanto, segundo estudo do IDC, entre 1% e 3% do valor recebido de uma organização é gasto com impressões internas. Então, é preciso evitar exageros, porque são diversas as despesas associadas às impressões, como veremos mais para frente.
Neste cenário, a gestão de impressão precisa ser realizada de modo eficiente para garantir o centro de custos sob controle. Por isso, algumas medidas devem ser adotadas para atingir tais resultados, como por exemplo:
- Definir permissões de acesso dos funcionários para impressão;
- Estipular políticas e regras de impressão para somente quando forem documentos necessários;
- Determinar uma cota ou quantidade de impressões mensais por usuário;
- Conscientizar a equipe sobre impressões desnecessárias;
- Apoiar o uso de documentos digitalizados;
- Adotar serviços de impressão que fazem todo o gerenciamento do parque de impressoras;
- Entre outros.
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Quais os custos gerados com as impressões?
Fica claro que você deve se preocupar com o cálculo do custo de impressão para descobrir se está perdendo dinheiro ou não.
Entre os insumos básicos, estão a compra de papel, tinta, toner preto e colorido, além das demais peças consumíveis, como cilindro preto e colorido, revelador, fusão e belt, que são componentes necessários para os equipamentos.
Só para ter uma noção como cada tipo de elemento impacta o gasto final, vamos a um exemplo prático em relação ao papel. Uma resma com 500 folhas pode custar de forma estimada R$15. Se a empresa realiza 3 mil impressões por mês, é preciso 6 pacotes, gerando o custo de R$90.
A própria impressora é uma despesa que deve ser computada. Até porque ela precisa ser trocada periodicamente, já que é possível imprimir entre 20 mil e 30 mil folhas durante sua vida útil. Vale lembrar aqui que um modelo custa, em média, R$500.
Mas a lista de itens a serem considerados na gestão de custo de impressões não para por aí e você deve somar outros requisitos. Afinal, se tudo não for contabilizado, a conta não vai dar certo.
Gastos escondidos nas impressões
Como falamos, há outros custos que não são tão facilmente observados, como a manutenção preventiva de impressoras, scanners e demais componentes, para evitar problemas, que afetem sua disponibilidade e interrompam os serviços.
Isso sem falar na manutenção corretiva, quando ocorre algum defeito grave, quebra de equipamento ou uma paralisação sem causa aparente. Estas atividades de reparos englobam o tempo dos profissionais de manutenção e a compra de peças e ferramentas para a correção, aumentando o custo total envolvido.
Na questão de peças sobressalentes, inclusive, é importante ter um estoque com os principais componentes para substituição, como cartuchos e toners, para que não fiquem em falta em caso de necessidade. Nesta situação, a empresa se depara ainda com o custo de estoque e até de logística, se for preciso fazer o transporte dos elementos da sede para uma filial por exemplo.
Outro gasto é com a depreciação de equipamentos, seja pela perda de qualidade nas impressões ou no aspecto físico das impressoras. Com isso, é necessário realizar reparos. Assim como, também ocorre a atualização do parque de impressão, a partir da necessária troca de equipamentos obsoletos.
Por fim, vale lembrar o custo de energia a partir do uso dos equipamentos de impressão, que podem ter um alto consumo de eletricidade. Aqui, é recomendado usar impressoras maiores e mais rápidas, que ajudam a reduzir esses gastos.
Como os serviços de impressão podem minimizar tais despesas
Com tudo que vimos até aqui, ao somar todos os valores tangíveis e intangíveis, dá para comprovar que o custo de impressão é realmente subestimado nas empresas e pode trazer um impacto muito mais significativo do que o imaginado.
Ao fazer o cálculo total e conhecer o quanto custa para imprimir cada página, é possível identificar fontes de desperdícios e gastos desnecessários. Com esse conhecimento em mãos, fica mais fácil administrar as despesas e ter maior controle. Neste sentido, os serviços de impressão são responsáveis por contribuir na redução de custos e na gestão completa do parque de impressão.
Isso porque a contratação de empresas especializadas no assunto permite usar suprimentos de qualidade, escolher as impressoras certas para as demandas do negócio e evitar a ociosidade de equipamentos, mantendo apenas o número de máquinas essenciais para as necessidades e garantindo a sua utilização.
Além disso, os serviços de impressão promovem diversas vantagens, como:
- Manutenção preventiva e suporte técnico;
- Rápida troca de peças e suprimentos;
- Atualização tecnológica;
- Monitoramento e controle da impressão, com gerenciamento de usuários e quantidade de impressão;
- Impressão com segurança;
- Relatórios completos de acessos e impressões.
Com todos esses recursos dos serviços de impressão e a minimização de impressões desnecessárias, as empresas podem reduzir de 15% a 30% dos gastos.
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